LIGNES DIRECTRICES DU PROGRAMME D’ÉVALUATION TECHNOLOGIQUE

Pour être admissible au financement de FedDev pour l’évaluation technologique, votre entreprise doit satisfaire aux critères suivants :

• Elle doit être une entreprise manufacturière(1) située dans le Sud de l’Ontario conformément à la carte du recensement (voir la carte du secteur du Sud de l’Ontario);
• Elle doit être juridiquement constituée (auprès du gouvernement fédéral ou provincial) depuis au moins deux années consécutives;
• Elle doit démontrer une stabilité financière;
• Elle doit avoir plus de 15 et moins de 500 employés à temps plein situés dans le Sud de l’Ontario;
• Elle ne doit pas nécessairement être membre de MEC pour être admissible;
• Elle ne doit pas avoir reçu des contributions pour les activités énoncées dans la demande de financement provenant d’autres programmes financés par les gouvernements, y compris, sans s’y limiter :
  • Programmes de subventions universitaires et collégiales;
  • Programmes de subventions à l’exportation;
  • Autres programmes de financement gouvernementaux connexes.

⁽¹⁾ Un manufacturier est défini comme une entreprise qui mène des activités destinées à la production ou au soutien de produits et services liés à la fabrication, à la transformation, à la production ou à l’affinement.

Sont admissibles des évaluations technologiques réalisées par des experts qualifiés qui visent à cerner les lacunes opérationnelles potentielles qui pourraient être comblées.

Les évaluations peuvent mettre l’accent sur des domaines comme :

• La productivité;
• Le déroulement des opérations;
• La qualité (par exemple, certification ISO);
• La réduction des déchets;
• Les impacts environnementaux (certifications écologiques diverses);
• L’efficacité énergétique (niveau de production);
• Les systèmes d’informations et de gestion.

Un budget proposé doit accompagner chaque demande. Le budget doit fournir une ventilation détaillée des coûts, y compris les coûts relatifs au temps, aux déplacements, à la production de rapports, etc. Toutes les factures émises par les fournisseurs de services qualifiés doivent décrire clairement les services rendus. Les lignes descriptives toutes simples comme « services rendus » ne seront pas acceptées.

• Les honoraires de consultation (y compris les frais de déplacement) sont admissibles.
• Les dépenses liées aux divertissements et aux repas ne sont pas admissibles.
• Tous les reçus liés aux déplacements doivent être joints à la demande de remboursement finale. Toutes les dépenses sans reçu seront retirées des frais admissibles.
• MEC se réserve le droit de retirer toute dépense jugée non raisonnable.

Les demandes seront évaluées en fonction des critères suivants :

• Améliorations technologiques visant à améliorer et à moderniser le procédé de fabrication qui se traduiront par une productivité et une compétitivité accrues;
• Nouveaux ajouts qui génèrent des retombées économiques et environnementales pour l’Ontario, y compris les retombées escomptées du projet et des interactions avec d’autres segments de l’économie ontarienne;
• Engagement à développer les marchés d’exportation, à prendre part à la chaîne d’approvisionnement de valeur ou à potentiellement devenir un joueur mondial important sur la scène régionale ou internationale;
• Création d’emplois à valeur ajoutée et à long terme.

Chaque demande sera évaluée de manière équitable en fonction des renseignements et des documents justificatifs fournis par le demandeur dans sa demande. Il incombe au demandeur de s’assurer que toutes les informations pertinentes sont fournies au moment de soumettre sa demande. MEC examinera la demande et demandera au demandeur de fournir tout document manquant ou de fournir des clarifications au besoin. Les informations manquantes prolongeront le temps de réponse. En règle générale, les demandes seront examinées dans les 45 jours suivant leur soumission.

Tous les membres du personnel de MEC et les contractants participant au processus d’examen et de sélection sont régis par une entente sur la confidentialité et les conflits d’intérêts stricte.

FedDev aura accès sur demande à toute l’information contenue dans les documents.

Un représentant de MEC communiquera avec les demandeurs et leur fournira une copie de l’entente de contribution (contrat). Une fois le contrat signé, MEC mettra le demandeur en contact avec son fournisseur de services qualifié et ils devront ensuite déterminer une date pour la conduite de l’évaluation initiale dans le but de soumettre une proposition de projet. La proposition soumise sera examinée par un comité d’examen et le demandeur sera ensuite informé de la décision, à savoir si sa demande a été approuvée ou rejetée. Une lettre autorisant la conduite de l’évaluation sera envoyée à tous les demandeurs dont la demande a été approuvée. Le demandeur doit ensuite communiquer avec son FSQ et déterminer une date pour amorcer l’évaluation.

Les évaluations doivent être terminées dans les 90 jours suivant l’avis confirmant l’approbation de la demande. Si une prolongation est requise, veuillez communiquer avec un représentant de MEC et fournir par écrit la raison du retard ainsi que le nouveau calendrier nécessaire pour mener l’évaluation.

Une fois que l’évaluation est réalisée et que toutes les dépenses liées à celle-ci, y compris les honoraires du FSQ, sont acquittées en totalité, vous pouvez faire état de ces dépenses à MEC dans le cadre d’une demande de remboursement. Des modèles de demandes et de rapports sont accessibles sur le site du programme de MEC. Un représentant de MEC peut aussi vous fournir tous les formulaires nécessaires pour vous aider à soumettre votre demande de remboursement.

Vous devrez remplir un formulaire de demande de remboursement qui indique clairement les dépenses prévues au budget que vous avez soumis dans votre demande initiale. Vous devrez expliquer tout écart important (à la hausse ou à la baisse) entre les dépenses prévues et les dépenses réelles.

Assurez-vous de passer en revue tous les frais admissibles et non admissibles. Les frais non admissibles ne seront pas remboursés et retarderont votre demande de remboursement. Si vos dépenses approuvées sont inférieures à celles proposées initialement, le montant accordé sera ajusté en conséquence.

Des copies de toutes les factures, des documents justificatifs, du rapport final du FSQ indiquant toutes les recommandations et de la demande de remboursement des dépenses doivent être fournies à votre représentant de MEC attitré.

Lorsque toutes les dépenses auront été reçues, leur admissibilité finale sera déterminée. Les dépenses approuvées seront remboursées dans les 30 jours ouvrables suivant la date d’approbation.

Le fournisseur de services qualifié est responsable de fournir une proposition d’évaluation initiale au demandeur, laquelle doit inclure le type d’évaluation à réaliser, le processus d’évaluation, le contexte, le calendrier, une ventilation des coûts et les résultats escomptés une fois l’évaluation achevée.

Cette proposition doit être soumise par le demandeur au moment de déposer sa demande pour la conduite d’une évaluation au sein de son entreprise. Il est important que la proposition fournisse suffisamment de détails concernant l’évaluation afin de permettre à MEC de prendre une décision fondée quant au rejet ou à l’approbation d’entamer le processus. Les évaluations doivent être terminées dans les 90 jours suivant l’avis confirmant l’approbation de la demande.

Une fois l’évaluation terminée, un rapport final doit être transmis au demandeur. Ce rapport doit faire état des observations relevées dans le cadre de l’évaluation et fournir des recommandations quant aux améliorations à apporter. Les recommandations formulées doivent satisfaire aux exigences de l’Initiative de fabrication ciblée de FedDev du Sud de l’Ontario afin que l’entreprise puisse ensuite obtenir d’autres fonds dans le cadre du programme.

Le fait de terminer une évaluation ne garantit pas que la demande de l’entreprise est automatiquement admissible au financement. Toutes les demandes de financement de projet doivent être soumises à MEC et seront évaluées selon leur valeur globale.

EMPLOYÉ À TEMPS PLEIN

Un employé à temps plein est une personne qui travaille directement au sein de l’entreprise du demandeur, selon une semaine régulière d’au moins 35 heures, qui est payée par l’entremise du système de paie de l’entreprise et qui reçoit un relevé T4 aux fins de l’impôt. Il est possible de combiner les heures de plus d’un employé à temps partiel pour les comptabiliser comme un employé à temps plein. Par exemple, deux employés à partiel qui travaillent chacun 17,5 heures par semaine peuvent être combinés afin de correspondre à un employé à temps plein. Le nombre d’employés à temps plein doit être maintenu durant tout le cycle de vie du projet. L’entreprise doit avoir au moins 15 et au plus 1 000 employés à temps plein situés dans le Sud de l’Ontario.

DÉPENSES ENGAGÉES

Une dépense est considérée comme ayant été engagée si les services ou les produits pertinents ont été fournis ou livrés ou si un paiement ou un acompte a été versé. De plus, à compter de la date de soumission, si les services ou produits pertinents ont été commandés, mais n’ont pas encore été fournis ou livrés, alors la portion des montants prépayés pour de tels services ou produits sera considérée comme des frais ou des dépenses engagées.

MANUFACTURIER

Toute personne physique ou morale qui fabrique des biens au moyen d’outils et/ou de machines par transformation chimique, mécanique ou physique de matériaux, de substances ou de composants ou en simulant des processus naturels, habituellement de manière répétitive et à grande échelle, selon un modèle de répartition des tâches. Les produits fabriqués sont souvent, ou sont faits pour être, différents d’autres biens similaires sur un ou plusieurs aspects et sont habituellement vendus sous une marque particulière.

PETITE ET MOYENNE ENTREPRISE (PME)

Pour les besoins du programme d’évaluation technologique, une PME est une entreprise manufacturière qui compte de 15 à 500 employés à temps plein situés dans la région du Sud de l’Ontario.